提高档案管理 科学化水平的路径选择与探讨

发布时间:2015-10-19点击率:858

 社会主义经济的发展推动了档案管理的发展,现代化办公加入了信息技术,建立科学化档案管理体系成为了现代化社会发展的必然趋势。在现阶段的档案管理中,提升科学化管理的水平是发展的首要问题,这就要求档案管理者对档案管理有着更高的认识,逐步建立科学化的管理体系,创新管理理念,提升管理人员的工作素质,从而促进档案管理科学化的发展。

  一、提升档案科学化管理水平的重要性

  随着社会经济的发展,档案的种类增多,比如计划、销售、物资、财务、教育、党政、科学研究等,种类的增加使得档案管理工作变得复杂,因此提升档案科学化管理是重要的发展方向,传统的档案管理方法已经不再适用现代化的社会发展。因此,要积极实现科学化管理,从而解决档案管理中遇到的问题。信息技术的应用也推进了档案管理的进程,数字媒体、网络技术设备的出现使得人们的工作方式发生了很大的改变。因此,为了适应现代化社会新媒体技术的应用,档案管理也需要采用更加科学化的管理方式,将信息技术充分地应用在档案管理中,从而让档案更好地发挥自身作用。

  二、现阶段档案管理中存在的问题

  首先是重视的程度不够,虽然国家对于档案管理工作有了很强的认识,但是对于一些单位来说,档案管理工作的认识程度还不够强,认为档案管理与直接经济效益无关,在经济发展方面没有起到帮助的作用,因而忽视档案管理,具体表现为:档案整理不及时、分类不清楚、内容失真残缺等。首先,一些档案工作人员认为档案整理是一件非常麻烦的事情,因此不重视档案文件的备份和保存,这些都严重地影响了档案管理工作的发展。其次,缺少严格的管理制度。管理体系不完善是导致管理效率低下的首要原因,档案管理工作没有制度的约束和保障,难以保证质量。复杂的档案文件给工作增加了难度,虽然利用了计算机进行信息化的管理,但是制度的残缺使得工作难以走向规范化、科学化的发展路线。此外,管理者的素养较差。档案工作信息更新速度很快,要求档案管理者有着更高的专业技能和档案业务处理能力,具备综合的高素养。换言之,档案管理的水平直接由管理者的素质决定。从现阶段的工作上看,档案管理者的素养无法满足科学化管理的需要。最后,档案资料利用率较低。很多单位的档案处于私密管理状态,不对外开放或是小范围的开放,公众对于档案资料的查询比较困难。

  三、提高档案管理科学化水平的路径选择

  (一)提升档案管理的认识

  提升单位领导对于档案管理工作的重要性认识,对于加强档案管理科学化有着重要的意义,提升认识程度,将原有的档案资料重新进行整理、归类,及时更新档案资料,将传统的封闭式档案管理转变为开放式的管理,转变档案的观念,增强其服务作用,深入挖掘档案的价值,从而保证档案管理工作的效率和质量。

  (二)完善制度建设

  档案管理者要认识档案管理工作的重要性,并且要完善制度体系建设,从而更好地实现科学化档案管理。从国家法律和企业规章制度来进行管理制度的完善,并且逐渐实现管理制度的创新;从根本上提升管理工作者对于档案管理制度的认识,并且设置单独的管理部门来督促管理制度的落实,对于不同管理环节中的责任进行落实,采用业绩考核、奖励等制度来保证制度的有效实施。

  (三)提升档案管理者素质

  档案管理者需要不断加强业务能力的学习,提升自身档案管理能力,在工作中用于创新,能够从容地处理复杂的档案资料。单位要对档案管理者进行思想、技能培训,强化管理团队建设,增强其计算机能力,从而形成综合的高素养档案管理人才。

  (四)提升档案资源的利用

  档案资料的价值在于利用,只有更多的人利用档案资料,档案管理工作才真正的有价值。因此,要提升档案资料的利用程度,最大限度地发挥其价值,从而产生更多的经济效益以及社会效益。档案管理者需要从大量的资料中选取有价值的资料,从而让档案工作促进社会的发展。实现档案资料的利用可以分两方面来进行:其一是拓宽档案资料开放的范围,让公众更加方便地查询档案;其二是将档案资料与实际发展相结合,充分挖掘对社会发展有益的资料,提升档案资料的潜在价值,从而促进社会发展。

  结语:

  科学化档案管理是社会发展的必然趋势,是实现现代化档案管理的重要途径。因此,需要加强科学化档案管理建设,推动规范化、信息化档案管理,健全人才培养机制,在实际工作中不断创新,从而全方位地实现科学化的档案管理。

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